Le monde où nous vivons actuellement tend vers l’évolution numérique et l’univers professionnel n’y échappe pas. Depuis quelques années, il est possible de créer une fiche de paie en ligne, aussi appelé bulletin de paie dématérialisé. Certes, les démarches sont simplifiées, mais encore faut-il savoir comment faire une feuille de paie sous format électronique.
La fiche de paie en ligne est-elle obligatoire ?
La mise en place d’une fiche de paie en ligne ne date pas d’hier. Cela remonte dans les années 2009, sachant que le salarié devait à l’époque donner son accord avant que son employeur lui délivre un bulletin de paie dématérialisé. A l’ère du tout numérique, la fiche de paie en ligne devient la norme au sein des entreprises modernes.
Depuis 2016, les conditions pour délivrer une fiche de paie en format électronique ont été corrigées. Autrement dit, il est désormais possible de faire un bulletin de paie sans l’accord de l’employé. Tant qu’il n’exprime pas son désaccord ou son opposition de recevoir sa fiche de paie dématérialisée, l’on présume qu’il a accepté cette démarche.
Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de salaire dématérialisé ?
Comme la version classique, une fiche de paie en ligne doit inclure un certain nombre de mentions obligatoires. Vous devez ainsi indiquer les renseignements suivants :
- Les informations liées à l’employeur: adresse de l’établissement, numéros de SIRET et APE, lieu de paiement des cotisations sociales, convention collective. Ces informations doivent être affichées en tête du bulletin de salaire.
- Les informations liées au salarié: adresse, numéro de sécurité sociale du salarié, période de travail (début et fin), début du contrat, date d’ancienneté, classification, catégorie professionnelle, poste occupé, matricule RH, coefficient de salaire, rémunération totale du mois, taux horaire, etc.
- Le détail de la rémunération: salaire de base, avantages en nature (titres-restaurants, nourriture), cumul constituant la rémunération brute.
- Les cotisations salariales et patronales: URSSAF (assurance maladie, vieillesse plafonnée/déplafonnée, allocations familiales, accidents du travail…), assurance chômage (chômage, garantie de salaire).
- La retraite complémentaire: Contribution d’Equilibre Général (tranches 1 et 2 selon la rémunération), APEC (pour les cadres), formation professionnelle.
Pour finir, il ne faut pas oublier de mentionner la date de paiement du salaire et l’obligation de conservation du bulletin de paie dématérialisé.
Conseils pour faire efficacement une fiche de paie en ligne
Pour faire une fiche de paie dématérialisée dans les règles de l’art, vous devez respecter quelques points essentiels :
- Opter pour un logiciel reconnu: la fiche de paie est un document très important au même titre que le contrat de travail. Son établissement ne doit pas être pris à la légère, c’est pourquoi il convient d’utiliser uniquement des logiciels de paie fiables et reconnus. Cela vous permet d’éviter de faire des erreurs dans la création du bulletin de paie en ligne.
- Eviter les plateformes gratuites: il existe aujourd’hui plusieurs sites spécialisés qui proposent des prestations gratuites en matière de création de fiche de paie en ligne. L’efficacité de ces plateformes reste à prouver, sachant qu’une moindre erreur peut vous coûter cher (450€ d’amende). Autant donc vérifier le sérieux du prestataire avant de vous engager.
- Privilégier un prestataire professionnel: pour éviter les mauvaises surprises, il est préférable de faire appel à un prestataire qui propose un accompagnement sur mesure dans l’utilisation du logiciel de paie. Assurez-vous qu’il met à votre disposition une équipe juridique et des experts en paie pour vous aider à intégrer les évolutions législatives relatives à la paie.
Comment conserver une fiche de paie en ligne ?
Tout comme les bulletins de paie traditionnels, les fiches de paie dématérialisées doivent être soigneusement conservées :
- Soit pendant 50 ans ;
- Soit jusqu’au 75e anniversaire de l’employé.
Dans le second cas, le seuil peut changer selon l’âge du départ à la retraite. En novembre 2020, l’âge légal est de 69 ans auquel on ajoute 6 ans.